“De weg naar een geslaagd project – een houvast bij al jouw grote en kleine projecten” van An Gaublomme en Rudi Madalijns biedt beginnende projectleiders en projectmanagers een praktisch hulpmiddel om hun projecten te structureren en succesvol af te ronden.
Het boek bestaat uit twee delen die onafhankelijk van elkaar gelezen kunnen worden. Het eerste deel beschrijft een ‘waterval’ projectcyclus, met aandacht voor de volgende fasen: conceptfase, planning- en organisatiefase, implementatiefase en afsluitings- en nazorgfase. Het tweede deel richt zich op belangrijke projectcompetenties, zoals projectcommunicatie, de dagelijkse organisatie van een project en het begeleiden van veranderingen binnen en buiten de projectomgeving.
Projectfasering
In de beschrijving van de conceptfase behandelen de auteurs de definitie van een project, verschillende soorten projecten en een aantal gangbare methoden, waaronder algemene methoden (PMI, PRINCE2) en specifieke methoden voor de bouw (construction methodology) en IT (ITIL, Agile, Lean en Six Sigma). Daarnaast gaan ze in op de opbouw van een projectvoorstel, waarin onderwerpen zoals opportuniteit of probleem, context, doelstellingen, aanpak, afbakening, middelen en risico’s aan bod komen. Tot slot wordt het onderwerp interne en externe projectfinanciering besproken. De paragraaf over externe financiering (zoals sponsoring, crowdfunding en subsidiering) valt echter enigszins uit de toon. Deze is te omvangrijk (beslaat de helft van het hoofdstuk) en gaat naar mijn mening te diep voor een boek gericht op de beginnende projectleider.
Het hoofdstuk “Planning en Organisatie” behandelt de organisatie van het project en de samenstelling van het projectteam. Rollen zoals opdrachtgever/projectsponsor, projectmanager/projectleider, projectteamleden, projectassistent en gebruikersgroep of klankbordgroep worden besproken. Bij het opzetten van een projectteam komen werkovereenkomsten en werkprocedures aan bod, waaronder communicatie, conflictbehandeling, besluitvorming en delegeren. Ook wordt ingegaan op de vier teamontwikkelingsfasen: de vormingsfase, verzorgingsfase, normfase en prestatiefase.
Daarnaast wordt er ingezoomd op projectplanning, essentieel om het budget te bepalen, de activiteiten te organiseren en medewerkers efficiënt in te zetten om het beoogde projectdoel te bereiken. Voor een effectieve planning worden de volgende stappen aanbevolen: definieer de activiteiten, bepaal de volgorde van de activiteiten, schat de benodigde middelen in (zoals materialen, personeel en uitrusting), maak een tijdsplanning met de duur en benodigde middelen voor elke activiteit, en monitor de voortgang om waar nodig bij te sturen. Ook komen onderliggende technieken aan bod zoals de work breakdown structure (WBS), netwerkplanning en strokenplanning (Gantt chart).
In de implementatiefase ligt de focus op de dagelijkse taken van een projectleider, waaronder de financiële en niet-financiële controle van het project. Dit omvat het gebruik van KPI’s en de project balanced scorecard, met aandacht voor waardeperceptie, financieel perspectief, interne projectresultaten, en leer- en innovatief vermogen. Daarnaast speelt het vinden van de juiste balans tussen scope, planning en middelen een belangrijke rol, waarbij gebruik wordt gemaakt van schattingstechnieken en Earned Value Management (EVM) om de kwaliteit en risico’s te bewaken.
Vervolgens worden de implementatiestappen – zoals ontwerp, prototyping, proof of concept, constructie/opbouw, testing, training en rollout – verder uitgesplitst per projecttype, zoals bouw, IT, onderzoek, evenementen, veranderingstrajecten, productontwikkeling, ondernemingen en ontwikkelingsprojecten.
Het laatste hoofdstuk van het eerste deel behandelt de afsluiting van het project en het nazorgproces. Ter ondersteuning van de afsluiting worden zeven stappen beschreven, te beginnen met de formele overdracht aan de projectsponsor of klant. Daarna volgen het afsluiten van het projectplan en budget, de contractuele afronding, ontbinding van het projectteam, evaluatie en opstellen van het eindrapport inclusief een overzicht van geleerde lessen, een administratieve en praktische afsluiting, en tot slot het opzetten van het nazorgproces en eventuele vervolgfases. De nazorgfase wordt verder niet in detail besproken.
Competenties
In het tweede deel, dat gericht is op projectcompetenties, komen communicatie, dagelijkse organisatie en het begeleiden van verandering aan bod. Bij de communicatiecompetentie beschrijven de auteurs de interactiematrix voor stakeholders en verschillende interactietypes, zoals informatieverstrekking, informatieverzameling, consultatie, begrensde dialoog en open dialoog. Ook bespreken ze het communicatieplan en het communicatiedraaiboek.
Verder wordt ingegaan op projectcommunicatie en culturele verschillen, het organiseren en leiden van vergaderingen in projectverband, het opstellen van notulen (N.b. Daarvoor hebben we nu toch ChatGPT!), en het presenteren en rapporteren over de voortgang.
Tijdens de dagelijkse organisatie van een project komen verschillende competenties van pas, waaronder timemanagement, onderhandelingsvaardigheden (met technieken voor gesprekken met de projectsponsor, stakeholders en projectteamleden), projectadministratie en informatiebeheer, besluitvorming en verschillende leiderschapsstijlen. Daarnaast worden een aantal universele kwaliteiten en competenties besproken die een goede projectleider kenmerken.
In het laatste hoofdstuk ligt de focus op het begeleiden van verandering. Om de kans op succes te vergroten, is het raadzaam om de volgende fasen te doorlopen: unfreezing, moving en freezing, en effectief om te gaan met de krachten die tot verandering aanzetten. Veranderingen roepen vaak weerstand op, bijvoorbeeld door onwetendheid, gewoontes, angst, sociale redenen, eerdere ervaringen, een negatieve eerste indruk of onjuiste logica.
Deze weerstand kan worden verminderd door effectieve communicatie en informatievoorziening, door het goede voorbeeld te geven, deelname en betrokkenheid te stimuleren, ondersteuning en beloning te bieden, en, indien nodig, door middel van onderhandeling, manipulatie en dwang. Een bijzondere uitdaging vormt de verborgen agenda, een venijnige vorm van weerstand die moet worden opgespoord en aangepakt.
Is het project eenmaal afgerond, vergeet dan niet het succes te vieren – of, in geval van tegenslag, te reflecteren en ervan te leren voor toekomstige projecten.
Conclusie
Dit boek biedt een solide basis voor beginnende projectleiders en projectmanagers en vormt een praktisch hulpmiddel voor het structureren en uitvoeren van projecten. De beschrijving van projectfasen en projectcompetenties biedt een waardevolle leidraad voor wie nieuw is in het vak. Wel blijft de inhoud beperkt tot een traditionele projectmanagementbenadering; een hoofdstuk over incrementeel en iteratief opleveren en het agile gedachtengoed zou het boek relevanter hebben gemaakt voor hedendaagse projectomgevingen.
Hoewel het boek geen vernieuwende inzichten biedt – gezien het grote aantal vergelijkbare boeken voor startende projectmanagers – kan het toch een nuttige aanvulling zijn voor wie op zoek is naar een overzichtelijke en praktische inleiding in traditioneel projectmanagement.
Bestellen De weg naar een geslaagd project: bol.