Een paar weken terug heb ik van Guido Fröhlichs een exemplaar van zijn boek Projecten en projectportfolio in control gekregen. Een stevig boek van iets meer dan 300 pagina’s. Het is de tweede druk, de eerste druk was van 2004, en is op een aantal punten verbeterd, er zijn hoofdstukken aangepast, aan toegevoegd, de volgorde van hoofdstukken is veranderd en het boek is nu meer geschikt als (zelf)studieboek. Ieder hoofdstuk sluit namelijk af met multiplechoicevragen, open vragen en opdrachten. Het boek is opgebouwd uit negentien hoofdstukken inclusief de uitwerking van de opgaven.
De auteur schrijft op de achterflap dat projectmanagement en projectcontrol steeds belangrijker wordt. Vele radertjes bepalen het succes van een project en deze radertjes komen, volgens de schrijver, allemaal aan bod in het boek. Gegeven Guido’s achtergrond van finance en control, begrijpelijk dat hij spreekt over projectmanagement en projectcontrol waar projectcontrol voor mij een onderdeel van projectmanagement is.
Projectmanagement introductie
Een aantal hoofdstukken hebben betrekking op projectmanagement in zijn algemeenheid, de organisatievormen waarbinnen projecten plaatvinden, de visie, missie en strategie van een organisatie en hoe het projectportfolio dit moet ondersteunen. Verder komen de verschillende functies, verantwoordelijkheden en taken tussen afdeling en project aan bod. De projectmanager wordt er specifiek uitgelicht. Wat is een succesvolle projectmanager? welke kwaliteiten, talenten, ervaring, motivatie en vaardigheden moet een projectmanager bezitten wil hij/zij succesvol zijn. Daarnaast komen ook de afdeling Finance en Control en de project- en concerncontroller aan bod.
Projectaanpak
Een volgend hoofdstuk zoemt in op de levenscyclus en projectfasering en de bekende Deming cirkel plan-do-check-act. Samen met het hoofdstuk waarin summiere beschrijvingen gegeven worden van de methoden PRINCE2 en DSDM Atern, en het hoofdstuk over het plan van aanpak verkrijgt men inzicht hoe een project in de stijgers te zetten. Onderdeel van het plan van aanpak is het beheersplan. De auteur geeft tien beheersaspecten die allemaal van een norm en tolerantie moeten worden voorzien. De met elkaar in verband staande beheersaspecten zijn Scope of works, Informatie, Kwaliteit, Tijd, Capaciteit, Sociale dynamiek, Organisatie, Stakeholders, Risico en Geld. Het is de projectcontroller die al deze aspecten onder controle moet houden. Persoonlijk ben ik van mening dat de schrijver wel erg veel in handen legt van de projectcontroller. Ook wordt mij niet duidelijk hoe de normen voor de beheersaspecten Sociale dynamiek, Organisatie en Stakeholders er uit kunnen zien zodat erop gestuurd kan worden (teamtevredenheid, aantal vergaderingen en aantal dagen sinds laatste analyse lijken mij te beperkt). Neemt niet weg dat met behulp van de genoemde beheersaspecten het project onder controle moet kunnen worden gehouden. Per beheersaspect worden verschillende technieken genoemd waarbij de meeste technieken in verschillende hoofdstukken nader uitgewerkt worden.
Technieken
Risicomanagement komt uitgebreid, en vooral de Risico Diagnose Methode, aan bod. Ook technieken zoals Earned Value Analyse als onderdeel van de voortgang van een project bepalen en het project financieel beoordelen aan de hand van kasstromen, terugverdientijd, rentabiliteit, NCW, EVA, IRR en projectbegroting, worden uitgebreid behandeld. Samen met het hoofdstuk boekhouding en jaarrekening voor projecten waarbinnen het baten-, lasten- en kasstelsel alsmede het inrichten van een rekeningschema, kostenplaats en kostendrager, krijgt men inzicht in het financieel onder controle houden van een project. Onderdelen die in andere projectmanagementboeken vaak maar beperkt aan bod komen. Maar dat hadden we natuurlijk kunnen verwachten van deze auteur. Een apart hoofdstuk wijdt de schrijver aan Critical Chain Project Management van Goldratt, gebaseerd op de theory of constraints (zie ook The Goal), als hulpmiddel om projecten te versnellen. Heeft ontegenzeggelijk een aantal positieve kanten maar dan moet de gehele organisatie erin geloven en ernaar handelen. Nu wordt het neergezet als een techniek die je gewoon moet toepassen. Wat mij betreft iets te kort door de bocht.
Een afzonderlijk hoofdstuk beschrijft de verschillende vormen van rapportage. Op project- als portfolioniveau voor zowel de projectmanager, portfoliomanager als afdelingsmanager of directie. De tien beheersaspecten komen hier weer naar voren alsmede periode- als kasstroomrapportages voor project, afdeling en portfolio. Verder komen een aantal processen waaronder tijdschrijven, inkopen en wijzigingsbeheer aan bod.
Tenslotte een paar op zich zelf staande hoofdstukken. Een hoofdstuk over volwassenheid van de projectenorganisatie waarin een aantal volwassenheidsmodellen genoemd worden en het OPM3 model beschreven wordt. Gegeven de Nederlandse markt waar meer met PRINCE2 dan met de PMBoK gewerkt wordt had ik i.p.v. OPM3 voor P3M3 gekozen. Het boek eindigt met een hoofdstukje over de geschiedenis van projectmanagement.
Conclusie
Het is een boek dat goed beeld geeft van projectmanagement en uitgebreid ingaat op (financiële) beheerstechnieken en gebruikt kan worden voor de introductie van projectmanagement op HBO niveau.
Portfoliomanagement en de rol van de portfoliomanager komt m.i. minder uit te voeten. De auteur gebruikt in zijn beschrijvingen een organisatie die projecten voor derden uitvoert. Portfoliomanagement wordt dan meer multi-projectmanagement vanuit een leveranciersperspectief. Hierdoor komt ook de rol van opdrachtgever minder uit de voeten en is batenmanagement teruggebracht tot het succesvol uitvoeren van projecten en de daarbij behorende geïnde facturen.
Mocht er nog een derde druk van het boek komen dan zou ik het boek in een aantal blokken opdelen. Nu zitten bepaalde hoofdstukken wat vreemd verstopt tussen andere hoofdstukken en worden soms onderdelen twee keer beschreven (o.a. Belbin teamrollen en risico management). Het hoofdstuk over cultuur van een projectenorganisatie zou ik naar voren halen. Op de website van de auteur zijn verder nog een aantal handige hulpmiddelen zoals de RDM risicotabel en verschillende artikelen over project control te vinden. Zie www.projectcontrolling.nl
Bestellen boek: Projecten en projectportfolio in control
